Để tổ chức một event được diễn ra tốt đẹp là một việc không hề đơn giản một chút nào. Nó đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị tốt nhất. Bạn nên xây dựng một kế hoạch về thời gian cũng như là địa điểm thực hiện hoàn chỉnh. Nhưng có một điều bạn nên lưu ý đó là khách mời, một vài người rất chủ yếu cho sự tốt đẹp của event. nếu như bạn phục vụ không chu đáo sẽ làm ảnh hướng tới thái độ của khách mời đối với event.

To chuc Tet trung thu cho thieu nhi

1. Liệt kê danh sách khách mời và khu vực đón tiếp.

Việc bạn nên làm đầu tiên là có một bản danh sách càng đầy đủ, chi tiết về khách hàng. Điều này giúp bạn có thể chủ động trong công việc kiểm soát khách mời nhất là cho đa số bữa tiệc có liên quan đến dịch vụ ăn uống. cần giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu đáo, luôn phải chuẩn bị nhiều bản danh sách dự phòng hoặc linh động có theo công cụ hỗ trợ gần khu vực thực hiện sự kiện (laptop, máy in…).

nên có ít nhất hai bàn để song song đón tiếp khách, giảm ách tắc ở khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh sự kiện. Do tính chất tùy sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ - khách mời bên ngoài, khách nên sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …

2. Phân chia công việc, vị trí cho nhân sự

Đối với 3 event lớn, tổ chức ngoài trời hay có lượng người tham gia cao (bóng đá, liveshow, đua xe công thức 1…), ban tổ chức phải tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi sự kiện chưa bắt đầu. nên có biện pháp nhanh chóng xử lý đa số phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn.

to chuc le khai truong showroom


4. Đưa bản kế hoạch đón tiếp cho khách mời xem trước

Vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách hàng là vô cùng chủ yếu. Có những khách hàng sẽ cung cấp thêm danh sách và để cho agency chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có 5 khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách - trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để update khách mời là rất quan trọng bởi do có những vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình. Là một người làm event chuyên nghiệp, nếu như bạn không biết 5 vị giữ vai trò chủ yếu đã tới chưa và mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương trình của bạn. hay là khi gần tới giờ diễn ra event, 5 khách hàng bị rối lên bởi do không quen với công việc này sẽ phó mặc cho bạn, bởi vì vậy, hãy lường trước những sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp đỡ họ có sự chuẩn bị hoàn chỉnh hơn.