sự kiện là một chuỗi bao gồm các công việc nối kết nhau như một con tàu từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc. Chỉ cần một trong các khâu có vấn đề tự khắc sẽ làm yếu tố thành công trong sự kiện bị giảm đáng kể.

bởi do thế bất kì một event nào dù lớn hay là nhỏ thì việc lập kế hoạch vạch định ra quy trình hoàn hảo của event là một trong đa số yếu tố nên thiết và không thể thiếu.

ban cong hoi gia re

Dưới đây là quy trình cơ bản :

1. Xác định nhu cầu khách hàng:

Trước khi bắt tay vào làm sự kiện cho những doanh nghiệp cá nhân thực hiện, bao giờ người làm sự kiện cũng phải khám phá hiểu khai thác mục tiêu của event, thành phần khách mời, số lượng khách mời, đây là loại hình event sẽ thực hiện (họp báo, miêu tả sản phẩm, talkshow,…)

2. Hình thành ý tưởng cho event:

Sau khi tìm hiểu xác định yêu cầu người làm sự kiện sẽ đưa ra ý tưởng sơ bộ đánh giá tính khả thi, để chọn lựa bàn bạc. Lưu ý tưởng sáng tạo tuy nhiên vẫn phải bám vào tính chất chất, yêu cầu của event.

3. Thiết kế sự kiện:

Sau khi hình thành ý tưởng nhà sự kiện sẽ vạch ra cụ thể chi tiết các bước trong sự kiện, càng chi tiết sẽ giúp đỡ việc lên kế hoạch phân công càng dễ dàng. Lưu ý khi tổ chức công việc này đòi hỏi phải làm việc tập thể nhóm bàn bạc đưa ra khá nhiều ý kiến sẽ mang tính hiệu quả cao hơn. đa số giai đoạn của cụ thể của ý tưởng sẽ được thực hiện trên những nội dung dưới đây:

Xác định địa điểm tổ chức

Thời gian tổ chức thời lượng chương trình của event.

Chủ đề của chương trình, hình ảnh màu sắc chủ đạo của chương trình.

4. Lập kế hoạch tổ chức:

Đây là bước cụ thể hóa nhất để chương trình đưa vào tổ chức:

Kế hoạch ngân sách

Nguồn lực

Trang thiết bị

Giả quyết và khắc phục rủi ro

Cho thuê người mẫu ảnh

5. tổ chức sự kiện

Thời gian cho một sự kiện thông thường thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị. Bao gồm trang phục, banner, trang thiết , liên lạc với những nhà cung cấp thêm liên quan. Công ty sự kiện có thể thuê bên ngoài một vài hoạt động thực hiện có sự giám sát từ phía nhà event. Sau đó tiến hành dàn dựng chuẩn bị perfect là trước 2 tới 3 ngày và theo một bảng phân công công việc rõ ràng để tránh không bỏ sót bất kì một khâu nào .

7. Kết thúc event:

Theo dõi những tiến trình diễn ra của event và phát hiện điều chỉnh kịp thời các rủi ro.

Kết thúc event thu dọn các trang thiết bị sự kiện, thanh toán hợp đồng, tìm hiểu các vấn đề chưa thực hiện được trong sự kiện để làm kinh nghiệm cho các event tiếp theo.