Đối với đa số event được tổ chức ở đa số tỉnh, một vài chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với một vài event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với những chuyến đi xa như thế này thì cần nên có các chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team tổ chức sự kiện đó bởi có không ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm nhiều khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia những phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một vài nhà tổ chức sự kiện nghĩ tới. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu có).tốt bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời một vài câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể ở thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có một số khách sạn tại những tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại nhiều hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Mua sắm vật dụng: Có một số vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm ở hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. phương pháp tốt nhất là kiểm tra thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi lẽ đôi khi quá các việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện một số event ở nhiều địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi lẽ tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng nhiều lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện tại tỉnh xa.